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Zuwendungen steuerfrei

Unternehmer, Geschäftsführer und Personalverantwortliche in Unternehmen kennen das Problem vermutlich: Es wird zunehmend schwieriger, Personal zu finden. Der Fachkräftemangel wird immer spürbarer und gerade hochqualifizierte Arbeitskräfte sind nur noch schwer zu finden. Ein mögliches Mittel, um im Wettstreit um qualifiziertes Personal zu punkten, sind hohe Löhne. Gleichzeitig stellen Personalkosten in vielen Unternehmen jedoch einen besonders großen Kostenfaktor dar, der nach Möglichkeit reduziert und nicht weiter vergrößert werden soll.

Eine Lösung für beide Probleme sind Zuwendungen, die steuerfrei oder mit einem pauschalierten Steuersatz an Arbeitnehmer gezahlt werden und für die gleichzeitig auch keine Sozialversicherungsabgaben geleistet werden müssen. Sie stellen ein äußerst attraktives wie auch effektives Mittel dar, um Lohnkosten zu senken und gleichzeitig die eigene Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern und Fachkräfte für sich zu gewinnen. Werden Zuwendungen steuerfrei an einen Arbeitnehmer gezahlt, hat dies nämlich gleich zwei Vorteile:

  1. Sie kommen in voller Höhe beim Arbeitnehmer an
  2. Sie verursachen dem Arbeitgeber, keine Lohnnebenkosten

Gerade für Angestellte, die bereits ein hohes Gehalt beziehen, stellen solche steuerfreien Zuwendungen vom Arbeitgeber wegen der hohen Lohnsteuerbelastung eine gute Alternative zur herkömmlichen Lohnerhöhung dar, die häufig von Lohnsteuern und Sozialabgaben regelrecht aufgefressen wird.

Wann sind Zuwendungen steuerfrei?

Dass bestimmte Zuwendungen steuerfrei sind, beruht auf der Tatsache, dass der Gesetzgeber im Sozialversicherungs- und Steuerrecht bestimmte Gestaltungsspielräume gelassen hat. Die Möglichkeiten, Zuwendungen steuerfrei an Mitarbeiter weiterzugeben, sind zwar vielfältig aber dennoch begrenzt und unterliegen bestimmten Vorgaben. Das sollte Arbeitgeber jedoch nicht davon abhalten, sie einzusetzen.

Eine wichtige Vorgabe für steuerfreie Zuwendungen ist zum Beispiel, dass sie grundsätzlich zusätzlich zum vereinbarten Gehalt gezahlt werden müssen. Genau genommen handelt es sich um die Zusage des Arbeitgebers Kosten für bestimmte Leistungen oder Waren zu übernehmen, die der Arbeitnehmer in Anspruch nimmt. Weit verbreitete Zuwendungen, die steuerfrei sind, können zum Beispiel sein:

  • Gutscheine für Waren
  • Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel
  • Geschenke oder Aufmerksamkeiten zu bestimmten Anlässen
  • Kosten für beruflich bedingten Umzug
  • Betriebliche Gesundheitsförderung
  • Weiter- und Fortbildungen
  • Firmenwagen
  • Berufsbekleidung
  • Übernahme von Kosten für Kinderbetreuung
  • Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit
  • etc.

Jede dieser Zuwendungen, die steuerfrei sind, ist an bestimmte Bedingungen geknüpft. Insbesondere die mögliche Höhe und auch der genaue Verwendungszweck sind individuell festgelegt. Damit Zuwendungen steuerfrei bleiben, ist es daher wichtig, diese (Frei-)Grenzen oder Vorgaben einzuhalten.

Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit

Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern Zuschläge für die Arbeit während der Nacht sowie an Sonn- und Feiertagen gewähren, können diese Zuwendungen steuerfrei weitergeben. Allerdings nicht unbegrenzt. Für die Steuerfreiheit gelten folgende Höchstgrenzen:

  • maximal 25 % für Nachtarbeit
  • maximal 50 % für Arbeit an Sonntagen
  • 125 – 150 % an gesetzlichen Feiertagen (abhängig vom Feiertag)

Damit die Zuwendungen steuerfrei bleiben, ist es außerdem wichtig, bestimmte Zeiten einzuhalten, während denen die Zuschläge gezahlt werden. Zuschläge für Nachtarbeit sind zum Beispiel auf die Zeit zwischen 20:00 und 6:00 Uhr beschränkt.

Übernahme von Kosten für Kinderbetreuung

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die Betreuung der Kinder seiner Mitarbeiter, sind auch diese Zuwendungen steuerfrei – in unbegrenzter Höhe. Voraussetzung ist in diesem Fall, dass die Kinder tatsächlich betreut werden und noch nicht im schulpflichtigen Alter sind. Eine Bescheinigung über die tatsächliche Betreuung müssen Eltern dem zahlenden Arbeitgeber vorlegen. Der Zuschuss kann außerdem nur ein Elternteil erhalten, also der Vater ODER die Mutter. Eine wichtige grundsätzliche Voraussetzung ist, dass die Betreuungskosten zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn gezahlt werden.

Gutscheine für Waren und Sachbezüge

Warengutscheine sind eine bei Arbeitnehmern sehr beliebte Form der steuerfreien Zuwendungen. Insbesondere in Form von Tankgutscheinen. Allerdings sind sie in der Höhe recht limitiert. Pro Monat dürfen einem Arbeitnehmer nur Zuwendungen in Höhe von maximal 44 Euro steuerfrei gewährt werden. Wird diese Freigrenze überschritten, wird der komplette Betrag steuerpflichtig. Das kann mitunter gerade bei Tankgutscheinen zu Schwierigkeiten führen.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Krankheitsbedingter Ausfall von Arbeitskräften kann einen Arbeitgeber eine Menge Geld kosten. Immer mehr Arbeitgeber haben dies erkannt und unterstützen ihre Arbeitnehmer bei der Erhaltung ihrer Gesundheit mit geeigneten Präventionsmaßnahmen. Werden diese Maßnahmen auch von Krankenkassen als Prävention anerkannt, sind auch diese Zuwendungen steuerfrei bis zu einer Höhe von 500,00 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr. Geeignete Maßnahmen können zum Beispiel sein:

  • Rückengymnastik
  • Stressbewältigung
  • Suchtpräventions- und Rauchentwöhnungskurse
  • Kurse für gesunde Ernährung
  • etc.

Steuerfreie Zuwendungen effektiv einsetzen

Dass bestimmte Zuwendungen steuerfrei sind, ist zuerst einmal ein großer Vorteil für den Arbeitnehmer. Anders als zum Beispiel bei herkömmlichen Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld, die durch Sozialversicherungsabgaben und Abzüge durch die Lohnsteuer unter dem Strich enttäuschend gering ausfallen können, kommen steuerfreie Arbeitgeberzuwendungen in voller Höhe beim Arbeitgeber an. Arbeitgeber können sich diesen Vorteil gezielt zunutze machen und Zuwendungen steuerfrei etwa für Einmalzahlungen einsetzen.

Darüber hinaus lassen sich die Zuwendungen aber auch gezielt zur Optimierung der Lohnkosten im Unternehmen einsetzen. Bei diesem Verfahren einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf, dass ein Teil des bisherigen Arbeitslohns in Zukunft durch Zuwendungen steuerfrei ersetzt wird. Das bedeutet zwar zuerst einmal eine Reduzierung des Bruttoeinkommens. Anders als bei einer reinen Lohnsenkung, stellt diese Reduzierung für den Arbeitnehmer jedoch keinen Nachteil dar. Anders als bei einer herkömmlichen Lohnkürzung erhält er als Ausgleich Zuwendungen steuerfrei vom Arbeitgeber, die diese Kürzungen kompensieren und in der Regel sogar noch übersteigen. Das führt regelmäßig dazu, dass der Arbeitnehmer trotz Kürzung des Bruttogehaltes am Monatsende mindestens genauso viel und häufig sogar mehr Geld netto zur Verfügung hat, als vor der Optimierung. Der Arbeitgeber spart in jedem Fall mindestens die Lohnnebenkosten.

Zuwendungen steuerfrei einsetzen – individuelle Beratung

Wie an den Beispielen deutlich wird, können die Voraussetzungen dafür, dass Zuwendungen steuerfrei sind, sehr unterschiedlich ausfallen. Das macht die Auswahl geeigneter Zuwendungen mitunter etwas schwierig. Erschwerend kommt hinzu, dass es grundsätzlich immer auch zahlreiche sozialversicherungs- und steuerrechtliche Aspekte zu berücksichtigen gilt. Damit sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer auf gewünschte Weise von den steuerfreien Zuwendungen profitieren können, sollten Personalverantwortliche, Geschäftsführer und alle anderen Entscheider in einem Unternehmen auf eine professionelle Beratung zurückgreifen.

Unsere Experten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Wir:

  • Beraten Sie zu möglichen Optimierungspotenzialen bei den Lohnkosten in Ihrem Unternehmen
  • Unterstützen Sie bei der Auswahl geeigneter Zuwendungen, die steuerfrei sind
  • Helfen Ihnen bei der Realisierung und Umsetzung der gewählten Maßnahmen zur Lohnkostenoptimierung in ihrem Unternehmen