Lohnkostenoptimierung

Was ist Lohnkostenoptimierung?

Beim Thema Lohnerhöhung bekommen Arbeitnehmer glänzende Augen. Die Aussicht auf mehr Geld am Monatsende klingt sehr verlockend. Arbeitgeber assoziieren mit dem Stichwort Lohnerhöhung hingegen vor allem eins: steigende Ausgaben für Lohnkosten. Statt glänzender Augen tritt ihnen der Angstschweiß auf die Stirn.

Spätestens bei einem Blick auf den ersten Gehaltszettel weicht aber auch bei Arbeitnehmern häufig die anfängliche Begeisterung einer Ernüchterung. Von der vereinbarten Lohnerhöhung kommt bei ihnen nicht viel an. Der Grund: Sozialabgaben und Lohnsteuern lassen die Erhöhung deutlich zusammenschrumpfen. Häufig um mehr als die Hälfte.

Während also Lohnerhöhungen eine deutliche finanzielle Mehrbelastung für Arbeitgeber bedeuten, können Arbeitnehmer nicht in der gewünschten Weise davon profitieren. Genau an diesem Dilemma setzt die Lohnkostenoptimierung an. Sie ermöglicht es:

die Lohnkosten auf Seiten des Arbeitgebers zu senken

das Nettogehalt des Arbeitnehmers zu erhöhen

Oder anders ausgedrückt: Bei sinkendem Bruttogehalt steigt das Nettoeinkommen des Arbeitnehmers. Das klingt im ersten Moment paradox. Möglich wird dies durch eine Änderung eines Teils des bisherigen Gehaltes in die Zahlung bestimmter Zuschüsse oder Leistungen, sogenannte Lohnbausteine. Diese unterliegen entweder gar nicht oder nur teilweise der Lohnsteuer. Außerdem fallen auf diese Leistungen keine Sozialabgaben an.

Die Auswahl an Lohnbausteinen zur Lohnkostenoptimierung ist dabei deutlich größer als viele Arbeitgeber und auch Arbeitnehmer vermuten. Die Möglichkeiten umfassen zum Beispiel:

• Fahrtkostenzuschüsse
• Zuschüsse für Kinderbetreuung
• Sachbezüge
• Restaurantschecks
• Tankgutscheine
• Gesundheitsförderung

Damit sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bestmöglich von einer Maßnahme zur Lohnkostenoptimierung profitieren können, muss diese sorgfältig ausgewählt sein. Bei der Suche nach geeigneten Maßnahmen kann eine professionelle Beratung im wahrsten Sinne des Wortes Gold wert sein.

Vorteile einer Lohnkostenoptimierung

Von einer Lohnkostenoptimierung können Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer gleichermaßen profitieren. Verzichtet ein Arbeitnehmer auf einen Teil seines Bruttogehaltes und erhält im Gegenzug dafür von seinem Arbeitgeber Sachbezüge oder vergleichbare Leistungen oder Zuschüsse, hat er unter dem Strich am Monatsende trotz geringeren Bruttoeinkommens mehr Geld zur Verfügung.

Auf der einen Seite verzichtet er zwar auf einen Teil seines Gehaltes. Auf der anderen Seite werden diese Einbußen durch zusätzliche Lohnbausteine kompensiert. In den meisten Fällen übersteigen sie sogar die Einkommenseinbußen bei weitem. Auf diese Weise steht den Arbeitnehmern durch eine Lohnkostenoptimierung trotz Einkommensverzicht letztendlich mehr Geld zur Verfügung.

Wie groß diese Vorteile sind, wird schnell an folgendem Beispiel deutlich. Erhält ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber 100 Euro brutto, fallen darauf mitunter bis zu 66 Euro an Steuern und Sozialabgaben für den Arbeitnehmer an. Der Arbeitnehmer erhält netto also lediglich 34 Euro. Erhält der Arbeitnehmer statt der 100 Euro Gehalt einen Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten in gleicher Höhe, fallen darauf weder Lohnsteuern noch Sozialabgaben an.

Aber nicht nur für Arbeitnehmer stellen Lohnbausteine zur Lohnkostenoptimierung einen großen Vorteil dar. Auch Arbeitgeber profitieren in hohen Maße. Sie müssen neben dem eigentlichen Nettolohn immer auch zusätzlich noch den Arbeitgeberanteil für Sozialversicherungsbeiträge mitbezahlen. Dieser beträgt rund 20 Prozent des Bruttogehalts. Die Bruttozahlung von 100 Euro kostet den Arbeitgeber daher rund 120 Euro. Kann der Arbeitgeber also durch entsprechende Vereinbarungen mit dem Arbeitnehmer auf die Zahlung von Sozialabgaben verzichten, kann dies bereits die Lohnkosten deutlich reduzieren. Die Folge: Die Liquidität des Unternehmens steigt deutlich an.

Neben einer Reduzierung der Lohnkosten bieten Lohnbausteine zur Lohnkostenoptimierung einen weiteren Vorteil. Sie eignen sich auch besonders gut als Extra für Mitarbeiter, um deren Leistungen und Engagement gebührend zu würdigen. Während zusätzliche Gehaltszahlung häufig von der Lohnsteuer und den Sozialabgaben regelrecht aufgefressen werden, kommen Sachbezüge in voller Höhe beim Arbeitnehmer an.

Ein ideales Mittel also, wenn es darum geht, Fachkräfte für das eigene Unternehmen zu gewinnen, zu motivieren und natürlich auch zu binden. Insbesondere Geschäftsführer, Personalverantwortliche und Personalabteilungen wissen daher diese Art der Vergütung zu schätzen.

Wie funktioniert Lohnkostenoptimierung?

Genau genommen handelt es sich bei einer Lohnkostenoptimierung immer um eine gezielte Nutzung bestimmter Gestaltungsspielräume, die durch die geltenden Steuer- und Sozialgesetze entstehen.

Entscheidender Bestandteil einer erfolgreichen Lohnkostenoptimierung ist daher die genaue Analyse der aktuellen Lohnkosten. Die exakte Untersuchung nach lohnsteuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Gesichtspunkten ist ausschlaggebend dafür, welche Vergütungsbausteine überhaupt in Betracht kommen.

In einem zweiten Schritt gilt es herauszufinden, für welchen Mitarbeiter welche Vergütungsbausteine im Rahmen einer Lohnkostenoptimierung überhaupt in Frage kommen. Zentrale Fragen können dabei zum Beispiel sein:

• Hat der Arbeitnehmer Kinder, für deren Betreuung ihm Kosten entstehen?
• Muss der Arbeitnehmer täglich einen längeren Arbeitsweg zurücklegen?

Je nach Ergebnis dieser individuellen Überprüfung der einzelnen Arbeitnehmer, kommen unterschiedliche Lohnbausteine in Frage.

Letztlich müssen die Lohnbausteine zur Lohnkostenoptimierung für jeden Arbeitnehmer individuell ermittelt und angepasst werden. Jeder einzelne dieser Bausteine bringt mitunter nur eine relativ geringe Entlastung. Viele der möglichen Bausteine lassen sich jedoch kombinieren. In der Summe lassen sich so sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber deutlich spürbare Entlastungen erreichen.

Sind die passenden Bausteine ausgewählt, folgen entsprechende Vereinbarungen mit den Arbeitnehmern. Das bedeutet konkret: bestehende Arbeitsverträge müssen angepasst werden. In einem letzten Schritt erfolgt im Rahmen einer Lohnkostenoptimierung eine Umstellung der Lohnbuchhaltung.

Für wen lassen sich Lohnkosten optimieren

Lohnbausteine lassen sich grundsätzlich immer auf zwei unterschiedliche Weisen nutzen:

1. Zur Reduzierung von Lohnkosten
2. Als Extraleistung für Arbeitnehmer

Extraleistungen für Arbeitnehmer sind ein geeignetes Mittel, um die eigene Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern. Arbeits- und insbesondere Fachkräfte können auf diese Weise besonders gut:

• motiviert
• gebunden
• angeworben

werden.

Gerade in Zeiten immer stärkeren Fachkräftemangels ein Aspekt, der zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Wird die Lohnkostenoptimierung zur Reduzierung der Lohnkosten genutzt, kommen zwei Möglichkeiten der Optimierung in Betracht:

• Optimierung für Arbeitnehmer
• Optimierung für Arbeitgeber

Eine klare Trennung, für wen die Lohnkosten optimiert werden, ist nicht immer möglich. Bei einer Optimierung der Lohnkosten mithilfe von bestimmten Lohnbausteinen profitieren nämlich grundsätzlich beide Seiten. Es ergibt sich eine klare Win-win-Situation.

Lohnkostenoptimierung für Arbeitgeber

Bei der Lohnkostenoptimierung für Arbeitgeber geht es darum, vorhandene Spielräume in der Steuer- und Sozialgesetzgebung effizient zu nutzen. Konkret handelt es sich dabei um den gezielten Einsatz von steuerfreien oder pauschal besteuerten Leistungszuwendungen, für die außerdem keine Sozialversicherungsabgaben anfallen. Etwa in Form von:

• Dienstleistungsgutscheinen
• Warengutscheinen
• Internetpauschalen
• Tankgutscheinen
• Kindergartenzuschüssen
• a.

Durch den systematischen Einsatz dieser Lohnbausteine lassen sich enorme Einsparungen für den Arbeitgeber erzielen. Einsparungen in Höhe von 300 bis 3.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr sind durchaus realistisch. Einsparungen, die einem Unternehmen mehr Liquidität und Gewinne einbringen.

Lohnkosten für Arbeitnehmer optimieren

Während Arbeitgeber eher darauf bedacht sind, ihre Lohn- und Lohnnebenkosten möglichst effektiv zu senken, steht für den Arbeitnehmer die Erhöhung seines Nettolohns im Vordergrund. Gerade Zusatzzahlungen wie das Weihnachtsgeld oder auch Zusatzlohnzahlungen werden durch die Sozialabgaben und die Lohnsteuern deutlich geschmälert. Arbeitnehmer müssen diese Schmälerung ihres Einkommens jedoch nicht zwangsläufig hinnehmen. Stattdessen können sie von sich aus prüfen, welche Formen von Sach- und Zusatzleistungen für sie konkret relevant sein können.

Dank der Einsparmöglichkeiten, die sich aus solchen Vergütungsbausteinen auch für den Arbeitgeber ergeben, stoßen entsprechende Vorschläge bei Personalgesprächen durchaus auf offene Ohren. Vielen Arbeitgebern sind die Einsparpotentiale einer systematischen Lohnkostenoptimierung nämlich schlichtweg nicht in ausreichendem Maße bekannt. Ein Gespräch mit dem Geschäftsführer oder dem zuständigen Personalverantwortlichen lohnt sich also in jedem Fall.

Geht Lohnkostenoptimierung zu Lasten der Arbeitnehmer?

Ziel einer Lohnkostenoptimierung ist die Reduzierung der Lohnkosten auf Seiten des Arbeitgebers. Alternativ kann auch gezielt auf eine Erhöhung des Nettolohns für den Arbeitnehmer optimiert werden. Anders als bei einer Lohnkürzung, gehen diese Maßnahmen jedoch nicht zu Lasten des Arbeitnehmers. Er erhält auch nach einer erfolgreichen Lohnkostenoptimierung mindestens das gleiche Nettogehalt wie vor der Optimierung.

Üblicherweise profitieren die Arbeitnehmer sogar von einer Lohnkostenoptimierung, weil ihr Bruttoeinkommen zwar sinkt, ihr Nettogehalt jedoch steigt. Das folgende Beispiel verdeutlicht dies:

Ein kirchensteuerpflichtiger Arbeitnehmer der Steuerklasse 1, ohne Kinder erhält ein Bruttogehalt von 2.100 Euro. Netto bleiben ihm davon regulär 1.343 Euro. Nach einer Lohnkostenoptimierung erhält er einen steuerpflichtigen Bruttolohn von 1.850 sowie steuerfreie Sachzuwendungen in Höhe von 172 Euro. Nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsabgaben bleiben ihm 1.393 Euro netto pro Monat. Das sind 50 Euro mehr.

Das Beispiel zeigt sehr anschaulich, wie das Prinzip der Lohnkostenoptimierung funktioniert, auch wenn die konkreten Zahlen im Einzelfall abweichen.

Wer profitiert von der Lohnkostenoptimierung?

Bei einer Lohnkostenoptimierung lässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich zu seinem Gehalt bestimmte Sachleistungen oder Zuschüsse zu Dienstleistungen zukommen. Anders als das reguläre Gehalt unterliegen diese Sachleistungen nicht oder nur teilweise der Lohnsteuer. Auch Sozialversicherungsabgaben fallen nicht an.

Die Sozialversicherungsabgaben tragen in Deutschland grundsätzlich immer sowohl die Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmer. Einigen sich also Arbeitnehmer auf der einen und Arbeitgeber auf der anderen Seite im Rahmen einer Lohnkostenoptimierung auf Sachleistungen, profitieren davon grundsätzlich immer beide Seiten. Der Arbeitgeber kann insbesondere die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung einsparen. Beim Arbeitnehmer hingegen kommen die Leistungen in voller Höhe ohne weitere Abzüge durch Steuern oder Sozialversicherungsabgaben an.

Eine Lohnkostenoptimierung geht also grundsätzlich nicht zu Lasten einer der beiden beteiligten Parteien. Stattdessen entsteht nahezu immer eine Win-win-Situation, bei der sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer klar profitieren.

Welche Möglichkeiten der Lohnkostenoptimierung gibt es?

Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Lohnkostenoptimierung ist die Auswahl geeigneter Lohnbausteine. Sie müssen vor allem eine wichtige Voraussetzung erfüllen: Es muss sich eindeutig um Sachleistungen handeln, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusagt. Nur dann lassen sich die gewünschten Ersparnisse bei der Steuer und den Sozialversicherungsabgaben erfolgreich erzielen.

Lohnbausteine, die sich bei einer Lohnkostenoptimierung sehr häufig erfolgreich einsetzen lassen, sind zum Beispiel:

• Arbeitskleidung
• Betriebsrenten
• Erholungsbeihilfen
• Fahrkarten für den ÖPNV
• Kinderbetreuungszuschüsse
• Restaurantschecks
• Internetpauschale
• Tankgutscheine
• Gesundheitsförderung durch Arbeitgeber
• u. a.

Betriebsrente/Betriebliche Altersvorsorge

Die betriebliche Altersvorsorge stellt im Grunde fast schon einen Klassiker im Bereich der Lohnkostenoptimierung dar. Dabei kommen grundsätzlich drei Varianten in Betracht:

Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich zum Gehalt einen bestimmten Betrag in eine entsprechende mitunter innerbetriebliche Form der Altersvorsorge ein.

Der Arbeitnehmer zahlt die Beiträge zur Versicherung selber. Dazu kann er einen Teil seines Bruttogehaltes umwandeln lassen. Durch diese Entgeltumwandlung, reduziert sich das zu versteuernde Einkommen. Die Beiträge zur Altersvorsorge sind bis zu einer bestimmten Höchstgrenze steuer- und sozialversicherungsfrei.

Arbeitgeber und -nehmer zahlen gemeinsam in die betriebliche Altersvorsorge ein.

Als die betriebliche Altersvorsorge vor inzwischen mehr als 40 Jahren eingeführt wurde handelte es sich im Grunde um eine freiwillige Selbstverpflichtung der Unternehmen gegenüber ihren Arbeitnehmern. Sie wurde vor allem von großen Unternehmen genutzt und angeboten.

Heute hat jeder Arbeitnehmer Anspruch darauf, diese Form der Altersvorsorge zu nutzen. Der Anspruch beschränkt sich jedoch lediglich auf die Entgeltumwandlung. Ein Arbeitnehmer kann also einen entsprechenden Versicherungsvertrag abschließen und von den Vorteilen der Entgeltumwandlung profitieren. Ob der Arbeitgeber Beiträge teilweise oder vollständig übernimmt, ist ihm freigestellt.

Maximal bis zu vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung können pro Jahr steuer- und sozialabgabenfrei umgewandelt werden. Das entspricht 2015 rund 2.500 Euro (Ost) bis 2.900 Euro (West).

Kinderbetreuungszuschüsse

Kinderbetreuungszuschüsse stellen gerade für Arbeitnehmer mit Kindern eine äußerst attraktive Form der Lohnkostenoptimierung dar. In diesem Fall verpflichtet sich der Arbeitgeber Kinderbetreuungskosten teilweise oder vollständig zusätzlich zum Arbeitslohn zu tragen. Anders als viele andere Sachbezüge gibt es bei Kinderbetreuungszuschüssen auch keine Begrenzung der Höhe. Außerdem spielt es keine Rolle, ob Kinder in einem Kindergarten oder von einer Tagesmutter betreut werden.

Entscheidende Voraussetzung ist, dass die Kinder noch nicht schulpflichtig sind und auch tatsächlich entsprechend betreut werden. Darüber müssen Eltern eine Bescheinigung vorlegen. Diese dürfen Betreuungseinrichtung pro Jahr nur einmal für jedes Kind ausstellen. Zuschüsse können daher nur von einem Arbeitgeber übernommen werden. Nicht aber von den Arbeitgebern beider Elternteile.

Tankgutscheine

Tank- oder Benzingutscheine sind als Mittel zur Lohnkostenoptimierung durchaus sehr beliebt. Insbesondere Arbeitnehmer schätzen diese Art der Extrazahlungen. Verständlich, angesichts der ständig steigenden Benzinpreise. Die Umsetzung ist jedoch mitunter etwas knifflig. So darf der Arbeitgeber einen Gutschein ausschließlich über eine bestimmte Menge Treibstoff ausstellen. Also zum Beispiel 30 Liter Super-Benzin. Gleichzeitig darf der Wert eine Grenze von 44 Euro pro Monat nicht übersteigen. Sobald der Benzinpreis steigt, kann mit 30 Litern diese 44-Euro-Grenze überschritten sein. Die Folge: Der Arbeitnehmer muss für den Betrag Lohnsteuern zahlen.

Die drei genannten Beispiele zeigen, wie unterschiedlich Lohnbausteine gestaltet sein können. Welcher dieser Lohnbausteine sich sinnvoll und effektiv nutzen lässt, ist immer individuell vom Einzelfall abhängig.

Lohnrechner hilft bei der Lohnkostenoptimierung

Lohnrechner sind ein äußerst nützliches Instrument, um die Potenziale einer Lohnkostenoptimierung zu ermitteln. Für Arbeitnehmer gleichermaßen wie für Arbeitgeber. Nach der Eingabe der unterschiedlichen relevanten Angaben wie:

• Alter
• Geschlecht
• Art der Krankenversicherung

ermittelt der Rechner die unterschiedlichen Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer.

Neben dem Arbeitnehmeranteil lässt sich bei bestimmten Lohnrechnern außerdem auch der Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungsabgaben ermitteln. Unterschiedliche Kombinationen von Gehalt und Lohnbausteinen lassen sich so schnell und einfach durchrechnen und vergleichen. Ein nützliches Hilfsmittel also, wenn es darum geht, als Arbeitnehmer den Arbeitgeber von den Vorteilen einer Lohnkostenoptimierung zu überzeugen – oder natürlich umgekehrt.

Professionelle Beratung für Lohnkostenoptimierung

Damit die Lohnkostenoptimierung kein reines Rechenspiel bleibt, sondern auch erfolgreich umgesetzt wird, ist eine kompetente Unterstützung unumgänglich. Das gilt zum einen, um eine möglichst umfangreiche Optimierung der Lohnkosten zu erreichen. Zum anderen aber auch, um sozialversicherungs- und steuerrechtliche Aspekte in jedem Fall ausreichend und korrekt zu berücksichtigen.

Wenn Sie sich für eine Lohnkostenoptimierung interessieren, stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung. Wir:

• beraten Sie kostenfrei und unverbindlich zu verschiedenen Optimierungspotenzialen
• erstellen ein individuelles Konzept für neue Vergütungsregelungen in Ihrem Unternehmen, inklusive arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher Prüfung und verbindlicher Auskunft beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt
• führen eine Informationsveranstaltung für Ihre Mitarbeiter durch, in der wir alle Veränderungen vorstellen und erklären. Außerdem gehen wir mit allen Mitarbeitern individuell die Gehaltsrechnung durch und erläutern die persönlichen Vorteile.
• unterstützen Sie bei der technischen und administrativen Umsetzung der Lohnkostenoptimierung. Etwa in der Lohnbuchhaltung und dem Finanz- und Rechnungswesen.

Wenden Sie sich bei Interesse oder bei weiteren Fragen einfach an unser Serviceteam. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sowohl am Telefon als auch per E-Mail oder in einem persönlichen Chat.